无论是半百老字号茂森木品，或是餐饮业新起之秀WOK HEY，营运时难免会碰到“疑难杂症”，他们的烦恼虽不同但所需的良方殊途同归——数码升级。一起来了解他们如何对症下药，在激烈竞争中稳健前行。
对资金有限的中小企业来说，以3万元推进数码化花费显然不小。倘若花了这笔钱，再加上历时半年进行数码化之后，却发现事与愿违，数码化充其量只是让文件处理速度加快些，其挫折感可想而知。
这就是本地企业茂森木品（Moh Sim Wood Products）第二代掌舵人何明修，在接手其父何茂松的生意后吸取的经验。八年前为提高生产力，何明修想要把打造新的资料管理系统，但结果不如人意。如今，回想起那一次推展数码化转型的经验，自己摸索过程有点像盲人摸象，何明修表示：“因为你不知道自己不知道些什么（盲区）”。这导致他无法全面具体地向软件供应商表达他所需的客制化规格要求。
而这一切在之后迎来了转机，让他茅塞顿开。
不走冤枉路 寻求专业援助
公司从事木品制作将近半个世纪，是本地木制门窗的老字号，提起公司引以为豪的项目时，现年84岁的创办人何茂松如数家珍：“除了住宅项目，我们不仅为受保留建筑服务，还有很多大酒店的门窗都由我们包办，包括至今依然伫立在莱佛士酒店大厅外的木门和窗框！”
不过，在茂森木品忙着确保品质、改良设计，与时并进保持竞争力的当儿，过时的文书和资料管理方式已悄然变成公司上下工作效率的阻力。
从纸笔到打字机再到电脑的进程，何茂松表示，还是由当时念大学的儿子最先提议，并在千禧年前将电脑和网路引入公司。虽然有了硬体，但是缺少软体和合适的系统，何明修表示，“我时常接到员工电话询问文件在哪里，最头疼的是，找资料犹如海底捞针。”
过度依赖人工的工作流程对业务的影响日益严重；从量错尺寸而必须重做到货单闹双胞等人为的错误，不仅影响业绩和效率，而且也让对科技熟悉的员工感到泄气。因此，即使之前数码化的尝试受挫，公司仍正视痛点，“长痛不如短痛”，意识到数码改革刻不容缓，并想办法实施。
公司项目主管吴迎婷在网上搜索“政府数码化津贴”的关键词时，得知资讯通信媒体发展局（IMDA，简称资媒局）提供免费的“数码化问诊”。正因为是免费的服务，她抱着姑且一试的心态，踏出第一步：在网上填写简单的企业数码健康问卷（Digital Health Check）。这为公司之后开启第二次截然不同的数码化历程，获得专人指导——免费的数码专家咨询服务（Free Digital Consultancy Services），不再走冤枉路。
上述服务项目源于由资媒局推出的“首席科技官数码咨询服务”（Chief Technology Officer-as-a-Service，简称首席科技官服务），旨在协助本地中小企业便捷地开展数码化转型。服务涵盖自我评估工具，到提供经市场验证、具成本效益的解决方案，以及为企业针对个别行业在不同阶段定制的解决方案。该服务也能委派数码化顾问（digital consultant，以下简称顾问）为企业提供免费的数码化战略咨询和项目管理服务——从评估需求到建议行业特定的解决方案，以及敲定方案后给予协助实施，免费协助首次接触这两项的企业，让他们在每个环节都不迷茫。
数码化顾问花时间深入了解公司的运作、痛点和需要。何明修在顾问的提醒下，详列每个流程细节如量门先后程序，以及员工与总部的沟通与反馈安排等。与顾问面谈，敲定几个量身定制的解决方案后，何明修很快就选定合适的承包商。顾问还拨出额外时间出席何明修和承包商的会议，扮演中间人的角色，确保报价合理，条款中立。
何明修说，对比之前缺乏专家指引，这次的数码化有针对性地解决问题：
- 外勤员工不需边量尺寸边手写记录，而是直接输入随身携带的平板电脑，避免字体潦草等人为问题。系统也会提醒须填数据，免去缺漏得多跑一趟的时间和精力。
- 在客户的施工现场，员工可直接拍照与总部核对，而客户的额外需求或修改可直接由总部更新。
- 所有资料直接储存云端，员工可同步搜索或更新资料，避免文档意外删除或重复储存。
总结两次数码化的经验，何明修笑说，第一次是砸大钱却没有对症下药，第二次有专人相助，则是“免费把脉到免费就诊”，虽得自己付费（购买数码解决方案），但也获政府津贴补助，而最关键是能“药到病除”。
第一阶段见成效 将扩大数码化范围
去年11月，公司的新数码化系统试用，25名员工中五名较资深的员工率先使用。零售协调员苏苏表示：“我可以很轻松地透过云端，将工作文件分配给相关的员工，工作效率显然提高，变得更加快捷简单又不易出错！”
高级安装员马德万也笑说，他再也不用担心丢失文件，或是忘了测量些数据，得浪费时间再跑一趟，对此，项目工程师阿巴尔也表示：“我们现在可以更容易、更及时地提交总部需要的信息，不仅是内部沟通系统变得简单明了，更让顾客看到我们的行业也与时并进。”
何明修说，新系统对症下药，不仅简化工作流程，有完整程序依循，效率提高四成。此外，档案储存系统化，报价易做，员工不再把时间花在电脑可代劳的工作，工作更有满足感，直降低员工流失率。
公司希望第一阶段完成后，能进入第二阶段，即把订单直接发给生产部门。公司更计划在第三阶段以人工智能优化社交平台和客户体验。
数码方案解决痛点 提升顾客满意度
数码化不仅惠利老字号，开业初期的公司也能获益；在短短七年就在本地开设近40间分店及三间马来西亚分店的WOK HEY，就是鲜明的例子。
人气越旺，相应的反馈也越多，其中最常得到的反馈就是等待领取餐食的时间太长。这个问题也困扰了WOK HEY多时，不过在2021年，公司利用政府给予的援助津贴，成功落实了针对该行业的数码解决方案。
从事美术指导行业的胡燕佩表示，她从武吉士第一家店开业时就开始光顾WOK HEY，不过她说，有段时期曾碰到取餐要等超过半小时，这让她开始却步。幸好业者在三年前推出了线上订餐服务，让门店订单多时，也有充裕时间准备，顾客就能在自己指定的时间来轻松取餐。
胡燕佩表示，她最常在回家通勤时提早在线上订餐，可以更好把握下班后的休闲时间。“我喜欢无须下载任何应用，就能随时随地订餐，也很满意不用到现场排队点餐，然后又得再等着取餐。现在，确认订单后，我领取了就走，便利多了！”
年长员工对新数码系统 赞不绝口
除了解决食客痛点的数码方案，WOK HEY分店数目多，公司对无缝高效、未来可配合业务扩充升级的会计和采购系统的需求，更显迫切。2023年初，有数码化经验的新财务总监林诗婷加入公司，让WOK HEY数码化升级的想法变得更具体。她寻找相关供应商时，刚好打听到资媒局免费的数码专家咨询，决定一试。在顾问的推介下，公司在预批并附有津贴的方案中找到了适合公司的方案，新系统在九个月后就成功推行。
自WOK HEY成立就加入的分行主管翁志发（60岁）对新系统赞不绝口。
他解释说：“以前我一个人要用手机和13群组的厂商接洽采购，有时漏了或忘了订货，晚上收店时才发现，赶快打电话给厂商求他明天一早送来，有时甚至得临时到超市买或向其他分行借。如果我请假，别人很难接手。现在电脑一查就知道订什么货，还能统计以前的数量，方便之后订货，不需要过多库存。”
数码化也对企业的运作带来一系列好处，如改善库存量、减少库存空间、提高采购量预测准确度、食物浪费少两成、食材更新鲜等。任何受训员工可跟进采购记录，节省两成人力；总部能轻易查找数据，预测未来采购量和消费者喜好。
林诗婷说，中小企业不应拖延数码化转型。她曾见识过大公司经历痛苦又昂贵的系统数码更新过程。因此，她也鼓励企业尽早开展数码化之旅，并利用一系列的首席科技官服务让数码化过程更顺利。
查询免费的首席科技官数码咨询服务
何明修笑说，首席科技官服务不仅见效显著，更是免费。资媒局提供免费的数专家咨询服务，让中小企业更有信心地推进数码化进程。数码化进程中，有顾问一路牵引他落实项目管理，助益良多，“有人搭桥陪着一路走来，顺利多了，成果更理想。不然，就算吃了亏，我也不知道。”欲知道更多首席科技官服务如何助力数码化，可点击官网查询。
【本文由资讯通信媒体发展局呈献】
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