里面真有金库 恐怕也很难找得到呀

【职场道理】 沈健雄　(2012-01-16)

　　我想和大家分享一个有趣的小故事。故事中的主题是谈到正式商业报告写作的过程，尤其多年以来，和许多白领工作的中国同事们接触后，我注意到他们在写报告时的一个独特点。

关键在于报告的格式实不实用

　　首先，我想澄清我无意批判个体报告水平的好坏。因为很多时候一个人的行为，是由于自己的经验、习惯和文化背景所造成的，但是我们还是可以去借鉴别人的长处，来提升我们自己的能力。

　　我记得三年前在老板的办公室聊天时，他刚收到一封从市场部门发给他的邮件。邮件还带着一份丰厚的周刊，是我们市场部门辛辛苦苦从市场查找和获得的最新信息，无微不至地把它写出和组织成周刊，提供给公司里的每一个高层管理人。事实上，我记得这些同事都是每周按时交卷，很认真细心地完成任务，我觉得每个报告收益人应该非常感激才是。但是，我看到的事实不是这样的。

　　那时候，老板就顺便问我：“Albert，你有没有收到一样的报告吗？”

　　我回答：“Yes！”

　　老板又继续问：“你觉得报告好吗？”

　　我说：“我想里面的内容应该是不错的，但是因为日常工作繁忙的原因，我阅读了一页后，就把报告储存起来，对自己说等到以后有空时才研究。问题出在我每个礼拜都收到同样的报告，也不停地储存，最终还是跟不上，因此完全放弃了跟踪，所以现在收到邮件后，看也不看，就把文件删掉了。”

　　老板哈哈笑着说：“你还有耐心阅读一页的报告，我连第一个句子还没读完就放弃了。我想，报告里面的内容应该很丰富，但是我估计里面真的存有金库，恐怕也很难找得到呀！”

　　我想，问题不是报告的好坏，而是报告的格式对一个忙碌的人来说是不实用的，要点不醒目，就造成他们不会去使用报告的原因。当一个老板或上司认为收到的是信息过量的感受，他就会很快失去了注意，很可惜地就把视线转到其他课题了。

　　作为一个员工，我们的关键任务是怎样去协助上司完成业务，使得公司能够继续成功发展下去。商业信息是个非常重要的资源，若是我们提供的信息不能立即被老板重视，最终吃亏的不单是公司的业务，连我们自己的工作成效也将受到质疑。

写西方商业报告的要求

　　我觉得中国同事们在写商业报告的时候，不知不觉就带进他们多年被灌输的写文章习惯：

　　太过讲究词藻的华丽；为了让读者不会错过重点，他们认为就应该在报告里面应用更多的“详细描写”来阐明主题。这也不是完全错的概念，差距和问题在于报告格式。

　　西方商业的报告格式一般是简短准确，考虑的是如何把核心重点发表在一页的报告里面。报告里面的句子简短，常用字母缩略词，重点内容用粗体，并作为主题，容易看容易读。主要的目标就是帮助读者不会迷路，很快抓到重点，若是需要更多资料，也知道去哪里求援。

　　我想，如果要去评价你用心良苦组织出来的商业报告的价值，最准确的信号是你的读者有没有经常向你求援。若是你能够帮助老板找到金库，这就代表你的工作已被认可了。

　　（作者为DHR International执行副总裁）